Web app e terzo settore: come essere efficace nel 2025

Rivoluzione Digitale nel Terzo Settore: La Web App per il Registro Volontari a norma di legge

Il Terzo Settore italiano è in piena trasformazione, con la Riforma che ha introdotto nuovi e stringenti obblighi in materia di volontariato e assicurazioni. Il Decreto Interministeriale del 6 ottobre 2021 (pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 30 novembre 2021) ha finalmente chiarito le modalità di tenuta del Registro dei Volontari e gli adempimenti assicurativi.

In questo scenario, la gestione dei dati in modo cartaceo si rivela spesso macchinosa e a rischio di errore. Fortunatamente, la tecnologia può fornire un grande aiuto: è ora disponibile la Web App di Terzia che non solo digitalizza il registro, ma ne garantisce la piena conformità normativa, offrendo funzionalità essenziali per la trasparenza e la sicurezza. 

Il Cuore della Norma: Cosa Dice il Decreto 6 ottobre 2021

Il Decreto interviene per dare attuazione all’Art. 18 del Codice del Terzo Settore (CTS) e stabilisce che tutti gli ETS (Enti del Terzo Settore) che si avvalgono di volontari devono assicurarli contro gli infortuni, le malattie e la responsabilità civile verso terzi.

Il fulcro del provvedimento, in chiave gestionale, è la disciplina del Registro dei Volontari, che deve rispettare precise caratteristiche:

• Inalterabilità: L’iscrizione, l’aggiornamento e la cancellazione dei dati devono essere permanenti e non modificabili a posteriori.
• Contenuto: Deve includere per ogni volontario non occasionale (e si consiglia anche per gli occasionali) i dati anagrafici (in alternativa al Codice Fiscale), la residenza/domicilio e la data di inizio e cessazione dell’attività, che coincide con l’iscrizione e la cancellazione dal registro stesso.
• Vidimazione e Numerazione: Se tenuto in forma cartacea, deve essere progressivamente numerato e vidimato. Tuttavia, il Decreto consente l’uso di strumenti elettronici e/o telematici purché ne sia garantita l’inalterabilità delle scritture e la data certa della loro apposizione.

La Soluzione: Una Web App per la Gestione Elettronica

La Web App per il Registro Elettronico dei Volontari nasce proprio per superare le complessità burocratiche e rispondere in modo dinamico alle richieste del Decreto. Essendo una soluzione in cloud, è accessibile in qualsiasi momento e luogo, garantendo l’aggiornamento in tempo reale.

Conformità Normativa e Certificazione

Il vero punto di forza di questa Web App è il meccanismo di certificazione digitale, che replica e potenzia l’efficacia legale della vidimazione cartacea:

1. Immutabilità Garantita: Ogni inserimento o modifica di un dato (iscrizione, cancellazione, variazione anagrafica) viene automaticamente protocollato.
2. Data Certa con Marca Temporale: Periodicamente, o al momento dello scarico del registro ufficiale, il sistema applica la Firma Digitale e la Marca Temporale sull’intero documento informatico. Questo processo garantisce l’autenticità dei dati e la certezza della data in cui sono stati registrati, come richiesto dall’Art. 2215-bis del Codice Civile a cui fa riferimento il Decreto.

Funzionalità di Scarico Dati: Standard e Certificato

Per supportare l’ETS sia nelle comunicazioni di routine che negli adempimenti di controllo, l’applicazione offre due modalità di estrazione dei dati:

1. Scarico in Formato Standard (CSV/Excel): Utile per l’elaborazione interna, l’analisi statistica o per la comunicazione rapida e snella dei dati anagrafici e di copertura all’assicurazione in formato non vincolato. Permette di estrarre elenchi aggiornati per eventi, corsi di formazione o report interni.
2. Scarico in Formato Certificato (PDF/P7M): Questa è la funzione cruciale per la conformità. Genera un file PDF dell’intero registro (o di un periodo specifico), corredato di Firma Digitale e Marca Temporale (P7M). Questo documento ha valore legale probatorio e deve essere conservato dall’ETS per i 10 anni previsti, ed è quello da esibire in caso di controlli da parte degli Uffici del RUNTS o di altri enti preposti.

Vantaggi Operativi per l’ETS

L’adozione di questa Web App trasforma un obbligo normativo in un vantaggio gestionale:

• Riduzione del Rischio Legale: La certificazione digitale elimina il rischio di contestazioni sulla data o l’inalterabilità dei dati in caso di ispezioni.
• Comunicazione Assicurativa Semplificata: I dati richiesti dall’assicuratore sono sempre aggiornati, corretti e pronti per essere trasmessi.
• Ordine e Trasparenza: Un unico archivio digitale, centralizzato e sicuro, sostituisce faldoni e fogli di calcolo dispersi.
• Configurazione Multiutente: La piattaforma di Terzia consente la configurazione di più utenti con diversi profili e autonomie. Questo, connesso alla possibilità di collegarsi on line, consente una gestione più semplice del Registro senza che il carico sia solo su un incaricato.

La gestione digitale e certificata del Registro Volontari non è più solo una possibilità offerta dalla norma, ma diventa uno strumento strategico indispensabile per ogni Ente del Terzo Settore che voglia operare con la massima efficienza e tranquillità legale.